Prospection commerciale : quand le tableur Excel atteint ses limites

Par Sunny Paris, CEO de Yoolink, société éditrice de YOU DON’T NEED A CRM, la solution de suivi de la prospection commerciale pour TPE et PME.

Les feuilles de calcul, un outil basique avec ses avantages

Toute entreprise est tôt ou tard confrontée à la nécessité de choisir son outil de suivi de prospection. Si le cahier papier disparaît vite pour laisser sa place à la feuille de calcul Excel, cette dernière a la vie dure car elle a de nombreux atouts :

• Un outil largement répandu et dont chacun connaît les fonctionnalités basiques.
• Une grande simplicité et rapidité de mise en place.
• Toute l’information disponible sur une seule page.
• Absence de coût ajouté (l’entreprise détient généralement déjà une licence Office ou a accès à Google Spreadsheet).

Néanmoins, bien qu’elle soit très pratique, la feuille de calcul n’a pas la puissance d’un CRM traditionnel. Avec son format figé, elle n’est pas connectée aux autres outils du commercial et est rarement partagée entre les collaborateurs.

Des fonctionnalités limitées pour assurer un véritable suivi des contacts

Ainsi lorsque l’activité de prospection se développe, le chef d’entreprise ou le commercial perçoit vite les limites de la feuille de calcul :

• Grande difficulté à suivre l’évolution d’un prospect, même avec l’ajout de colonnes de commentaires qui restent insuffisantes et peu lisibles.
• Chaque commentaire ajouté n’est pas automatiquement daté, la responsabilité en est laissée au commercial. Il est en général difficile de suivre l’historique complet d’une opportunité.
• Il est impossible d’ajouter à l’intérieur du tableau des devis ou des cahiers des charges.
• Il n’y a qu’une seule façon de voir l’information : sous forme d’un tableau et l’ensemble manque cruellement d’indicateurs d’activité.

Autant dire qu’on se sent vite à l’étroit.

Des outils CRM aujourd’hui trop contraignants

Si malgré ses limites la feuille Excel résiste si bien, c’est aussi que les alternatives proposées sont souvent bien trop complexes et correspondent mal à la façon de travailler du commercial. L’étape suivante est en général la mise en place d’un outil CRM (Customer Relationship Management, ou GRC en français pour Gestion de la Relation Client) pour remplacer la feuille de calcul. Mais les entreprises, et en particulier les plus petites, ont plutôt besoin d’un outil qui les aide à transformer leurs prospects en clients.

La complexité de mise en place et de paramétrage d’un CRM, le nombre de champs et de formulaires à remplir, l’obligation de devoir créer une fiche entreprise, puis d’y ajouter un contact, une opportunité en finalement une tâche avant de pouvoir travailler sur un prospect, sont autant de freins à l’adoption de ces outils. Très vite la simplicité de la feuille de calcul est regrettée et le CRM ne devient plus qu’un outil de reporting qui est rempli juste avant la réunion commerciale.

You Don’t Need a CRM, la solution commerciale pour les TPE et PME

C’est pour résoudre ce problème que Yoolink a créé You Don’t Need a CRM, pour combler le fossé entre la feuille de calcul et le CRM, rester proche de la façon de travailler des commerciaux tout en les faisant bénéficier de tout ce que peut apporter comme avantages l’informatique moderne. L’objectif était de concilier le meilleur des deux mondes et d’apporter une approche originale intégralement centrée sur la gestion des opportunités et la simplicité d’usage