Comment préparer le livetweet d’un événement

Le livetweet permet d’assurer une couverture live d’un événement (conférence, salon, cérémonie, keynote…) en dehors des enceintes de votre lieu. Si les téléspectateurs partagent spontanément leurs réactions devant leurs émissions télévisées préférées, les marques adoptent la même technique pour donner la parole aux personnes présentes à leurs événements et autres autres d’en suivre les temps forts, où qu’ils soient.

Pour mettre en place un livetweet efficace il suffit de suivre les étapes suivantes :

Définir un hashtag dédié à l’événement

Celui-ci permettra aux personnes sur place de commenter votre événement, et aux autres de le suivre depuis Twitter en retrouvant facilement les tweets.

Pour être efficace votre hashtag doit être :

• Dédié et original : n’utilisez pas le # générique de votre marque. Les utilisateurs doivent pouvoir l’associer directement à votre événement.
• Facile d’utilisation, c’est-à-dire court et intuitif. Il doit s’écrire simplement et sans risque de coquille.

L’objectif : que votre hashtag génère de nombreuses interactions et apparaisse dans les ‘Trending topics‘, les fameux TT ou Tendances sur Twitter ! Celles-ci mesurent la popularité de sujets en temps réel et sont classées par ville, par pays ou encore pour le monde entier.

Vous pouvez également envisager de sponsoriser ce hashtag le temps de l’événement pour augmenter sa visibilité.

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Annoncer l’événement

Pour préparer votre communauté et lui donner rendez-vous, informez-la en amont de votre événement : sur votre compte Twitter, votre site Internet, votre newsletter, le programme, les billets d’entrée…

Pour inciter les utilisateurs à suivre votre livetweet vous pouvez mettre en place un concours avec des gains dévoilés de façon aléatoire ou régulière. Pour pouvoir participer votre followers devront être à l’affût !

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Se préparer techniquement

Assurez-vous d’avoir une bonne connexion Wifi ou 4G sur le lieu de votre événement !

Le plus confortable pour le community manager sera d’avoir un poste mobile avec ordinateur portable (et le chargeur assorti) pour pouvoir rédiger et publier les contenus, retravailler les photos prises en direct le cas échéant, effectuer sa veille (ce qui se dit sur l’événement).

Nous vous recommandons d’utiliser un client Twitter complet pour organiser ses tableaux (Hootsuite – même en version gratuite – ou Tweetdeck sont très bien). Il pourra ainsi faire sa veille de mots-clés et listes de comptes à surveiller (par exemple les journalistes ayant confirmé leur présence à une conférence de presse).

Si le CM est amené à se déplacer (sur un salon, un festival), il faudra l’équiper d’un smartphone et bien sûr d’une batterie de secours !

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Préparez des contenus en amont

Anticipez les temps forts de votre événement (animations, annonces) pour avoir déjà une trame de tweets validés. Vous pouvez déjà y associer des contenus multimedia pré-approuvés (portraits, graphiques, photos de produits) ou pourrez les illustrer de photos et vidéos prises en direct de l’événement.

Sur un salon par exemple, vous pouvez également préparer un parcours live en vidéo grâce à la fonctionnalité Twitter Live : quels stands visiter, combien de temps rester sur chacun, quels interlocuteurs interviewer… Le live peut être mené par un animateur professionnel ou même un influenceur à l’aise avec l’exercice.

N’oubliez pas de garder une place pour le spontané en reprenant des citations fortes, en partageant des photos d’ambiance etc.

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Interagissez avec votre communauté grâce à un tweetwall

Un tweetwall est une animation interactive qui permet d’engager le public en affichant ses tweets en live sur un écran : vous donnez la parole à votre communauté, qu’elle soit sur place ou derrière son écran, en lui permettant de réagir sur Twitter.

Vous pouvez paramétrer votre tweetwall pour afficher les tweets utilisant le hashtag de votre événement ; nous vous conseillons que votre community manager les modère avant affichage (= a priori).

De même les personnes suivant une conférence peuvent poser leurs questions aux speakers via Twitter (depuis la salle ou à distance) : votre modérateur pourra sélectionner les plus pertinentes pour les afficher sur l’écran de la scène (ou simplement les citer), pour que l’intervenant y réponde. Un superbe outil pour faire vivre en ligne un événement live !

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Préparez votre modération

Afin de parer à toutes éventualités, préparez un FAQ en amont de votre événement pour que votre community manager puisse répondre aux questions facilement. Ce dernier doit maîtriser les sujets de l’événement, bien connaître les produits présentés (leur prix, date de disponibilité), le nom et fonction des intervenants etc. selon le type et le contenu de l’événement.

Votre community manager doit également garder un oeil sur les tweets publiés au sujet de votre événement (notamment grâce à votre hashtag dédié). Il pourra ainsi identifier des opportunités (tweets à RT) ou points de vigilance (notamment les critiques formulées).

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C’est la fin

Une fois votre événement et votre livetweet terminés, vous pouvez prévoir un post de fin pour remercier votre communauté de vous avoir suivis, rappeler les temps forts ou grandes annonces (par exemple avec l’interview vidéo d’un responsable) etc. Dans le cas d’une annonce importante vous pouvez également l’épingler à votre compte.

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Bilan de fin d’événement

L’heure du bilan a sonné, il est temps d’évaluer la portée de votre couverture live de l’événement : combien de tweets publiés par votre compte, combien de réponses répondues, combien de tweets utilisant votre hashtag dédié, provenant de combien de comptes. Des outils comme Twitter Analytics ou Tweetreach peuvent vous aider dans cette tâche, si vous n’utilisez pas déjà un outil de gestion de votre compte Twitter.

N’oubliez pas d’ajouter une dimension « qualitative » à votre bilan : quels dispositifs ont fonctionné ou auraient au contraire pu être améliorés, ce qui n’a pas été bien anticipé, ce qui est à reproduire… Tout ce qui vous permettra d’apprendre et d’améliorer votre prochain livetweet !